歯科医院の議題とは?ミーティングのメリットや開催ポイント、進め方のご紹介

小さな組織になりやすい歯科医院では、医院長とスタッフを交えたミーティングによるコミュニケーションが不可欠です。
今回は歯科医院の議題や院内ミーティングのメリット、ミーティングを開催するためのポイントから進め方までをご紹介します。

歯科医院のミーティングの議題とは

歯科医院のミーティングでは、業務改善や環境・顧客に関する議題を中心に議論されます。
今回はより良い組織を目指すための歯科医院の議題をご紹介します。

医療サービスの向上

歯科医院の医療サービスには、歯科治療のほかに歯科衛生士が担当する歯科予防処置、保健指導、診療補助なども含まれます。
また、近年では審美歯科(ホワイトニング)やインプラントなどの最新技術の提供のほか、患者様への治療説明を補完する最新画像システムの導入も医療サービスの向上の議題となります。

歯科医院では、常に最新の技術やシステムを把握し、未実施診療サービスの検討や診療日・診療時間の見直し・検討などを議題として扱います。

院内環境の改善

歯科医院のミーティングでは、外観のイメージや接偶サービス(子供連れの患者様向けの保育スペースなど)もよく議題に挙がります。

歯科医師や歯科衛生士の技術力のほかに、患者様の利便性や、スタッフの接偶サービスの質も通院率に大きな影響を与えます。
具体的には歯科医院の外・内装工事の検討や駐車場・駐輪場の導入、医療機器・設備の入れ替え、接偶マニュアルの作成・整備、スタッフの研修・定期ミーティングを議題にすると効果的です。

歯科医院の運営

歯科医院を長く経営していくためには、顧客満足度の向上や新規患者の獲得、治療費の自費率の向上、そして広報活動が必要であり、院内ミーティングの議題になりやすい項目でもあります。

これらの項目に対して、具体的な対策を決定していきます。
来院のキャンセル対策や外部向けのプロモーション(来院のしやすさ)、内部向けプロモーション(最新治療の紹介など)、ホームページの開設といった施策の検討を中心に議論すると効果的です。

【歯科医院ミーティングでの議題例】

院内ミーティングのメリット

従業員が少ない診療所や病院ほど、院内ミーティングの開催は多くのメリットをもたらします。

院内コミュニケーションの強化

組織は少人数であるほどコミュニケーションを強化しなければいけません。
定期的に議題を設定し、医院長(歯科医師)、歯科衛生士、そのほかのスタッフも含めた全体ミーティングを設定することで、各々が抱いている悩みや課題を共有できます。

また、院内ミーティングは勤務時間内(勤務時間外に行う場合は残業手当を支払う)に行い、参加するメンバー全員が発言できることが大切です。
ミーティング中に発言できないメンバーがいる場合はミーティング後の個別でヒアリングを行います。
その際に話した内容を秘密厳守にする(誰が発言したのかなど)ことで、信頼関係の向上にもつながります。

課題・問題点の可視化

院内ミーティングの開催は、全員が把握しきれていない課題や問題点の可視化に効果があります。
また、それぞれの視点で顕在化していない潜在的な課題や問題点も見つけやすいため、歯科医院の迅速な運営やコミュニケーションロスの原因究明にも役立ちます。

価値観・考え方の共有

良い組織の構築には、メンバー全員の価値観や考え方を共有しているかが重要です。
医院の理念や方針の共有を通して、共通している価値観や考え方の再確認が行います。

また、院内ミーティングは異なる価値観や考え方への相互理解の機会にもなります。
定期的なミーティングを通して、価値観・考え化を共有し、自由な意見を発することで良好な人間関係の構築にもつながります。

歯科医院のミーティング開催のポイント

従業員数が少ない歯科医院で、現状報告が中心の会議体や医院長(もしくは歯科医師)が一方的に話す雰囲気になりがちです。
歯科医院で院内ミーティングを開催する際は、以下のポイントに気をつけましょう。

共通目標の設定

院内ミーティングでは、歯科医院としての共通目標を設定し、全従業員を巻き込んだ業務改善や課題解決について議論します。
ミーティングを通して、目標を達成するための手段・方法、明確な評価指標、そして期限を設定し、歯科医院・従業員として共通の目標を達成できたかどうか、後ほど確認できるようにしておきましょう。

発言しやすい雰囲気の醸成

院内ミーティングでは、全従業員が自由に発言しやすい雰囲気作りが重要です。
ミーティングは基本的に業務時間内に行いますが、ミーティング自体が堅苦しい雰囲気にならないように、全員がリラックスした状態で開催します。

院内ミーティングは課題・問題点の整理・可視化を行い、議論を活発にする役割を担います。
そのため、進捗報告に傾倒し過ぎず、スタッフのミスを叱責する場にしないようにしましょう。

医院長(歯科医師)の役割

院内ミーティングでは、医院長(歯科医師)は積極的な発言者ではなく、聞き手役に立ち回ることが大切です。
歯科医師とそのほかのスタッフでは職務上の優位性が作用し、従業員の考えや意見が出にくくなります。
そのため、医院長(歯科医師)は医院の理念や方針を共有する、最低限の連絡事項を伝達する、従業員との質疑応答、決裁を判断するなどの役割を目指しましょう。

院内ミーティングの進め方

限られた業務時間内で、効率的かつ質の高い院内ミーティングを推進するには、以下の進め方が効果的です。

議題表(アジェンダ)を作成しておく

院内ミーティングの開催前に、予め議題表(アジェンダ)を作成しておきます。
前回の院内ミーティングで未解決・議論の継続を決定した議題のほか、新たな課題や問題点をまとめます。
また、議題に対する議論時間を設定しておきます。

ミーティング開催日・時間を設定する

院内ミーティングは、予めミーティングの開催日と時間を決定すると、全スタッフのミーティングへの参加時間を確保しやすく、ミーティングの先送りを防げます。

また、院内ミーティングは業務時間内で行います。
歯科医院の休診日やお昼休み、残業手当がつかない業務時間外での開催は行ってはいけません。
業務上、業務時間外で行わざるを得ない場合、参加する従業員の残業手当を支払うようにします。

業務時間内で確保したミーティングの枠には患者様の予約を入れないなどの工夫も必要です。

必ず結論に出す

院内ミーティングでは必ず結論を出すようにします。
「結論に至らなかった議題は次の院内ミーティングに引き継ぐ」という判断も結論にあたります。

また、課題や問題点の解決、業務改善の施策を実施する際は「何をもって解決とするか」、「何をもって業務改善したか」などKPIを設定することも大切です。

【関連】歯科スタッフミーティングで院内が改善する5つの方法

まとめ

歯科医院のミーティングでは医療サービスの向上や院内環境の改善、歯科医院の運営に関わる議題が多く、小さな診療所ほど定期的に院内ミーティングの開催が必要です。
従業員全員が自由な考えや意見を発言しやすいように、ミーティングの雰囲気づくりや議題表(アジェンダ)の事前作成、ミーティング開始日の設定が大切です。

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